一、引言
在信息系统项目管理师的备考过程中，沟通管理的强化阶段至关重要。其中沟通技术的选择是一个关键知识点。随着信息技术的飞速发展，项目团队成员可能分布在不同的地区，面临各种复杂的情况，如何有效地选择沟通技术成为项目成功的关键因素之一。
二、沟通技术相关知识点
- 正式会议
- 这是一种比较严肃的沟通方式。例如项目启动会、周例会等。在启动会上，要明确项目的目标、范围、时间等重要信息。
- 学习方法：要掌握会议的组织流程，包括提前通知参会人员会议的主题、时间、地点，准备会议资料等。同时，要学会在会议中有效地引导讨论，记录会议纪要，并且及时跟进会议决议的执行情况。
- 电子邮件
- 它具有正式性、可追溯性的特点。适用于向多个相关方发送项目进展报告、重要通知等。
- 学习方法：学习如何撰写清晰、简洁的邮件内容，包括合理的标题、礼貌的开头和结尾、明确的正文内容。要注意邮件的格式规范，并且了解不同类型邮件（如正式的工作汇报邮件、紧急通知邮件）的风格差异。
- 即时通讯工具
- 像企业微信、钉钉等工具方便快捷。可用于团队成员之间的日常沟通、快速答疑等。
- 学习方法：要熟悉工具的基本功能，如群聊管理、文件传输、语音通话等。同时，要注意在使用即时通讯工具时的礼仪，避免过度闲聊影响工作效率。
- 电话沟通
- 当需要及时解决紧急问题或者进行一对一的深入沟通时比较适用。
- 学习方法：掌握电话沟通的话术，包括如何开场、提问、解答疑问和结束通话。要注意声音的语气和语调，给对方留下良好的印象。
- 项目管理软件中的沟通功能
- 许多项目管理软件如Jira、Project等都提供了团队成员之间的沟通模块。可以在任务分配、进度跟踪的过程中进行沟通。
- 学习方法：深入学习项目管理软件的使用手册，了解如何在软件中进行有效的沟通互动，例如在任务评论区留言、设置提醒等。
三、构建5类沟通技术适用场景决策树模型
- 决策树的根节点 - 沟通目的
- 如果沟通目的是传达重要且正式的信息，如项目章程的发布，那么正式会议或者电子邮件是比较合适的选择。如果是日常的工作交流和快速反馈，即时通讯工具或者电话沟通可能更合适。
- 一级分支 - 沟通对象的数量
- 当沟通对象是一个人时，电话沟通或者一对一的电子邮件沟通比较适宜。如果是多个对象，正式会议或者群发的电子邮件、即时通讯工具群聊则更为合适。
- 二级分支 - 沟通的紧急程度
- 对于非常紧急的事情，电话沟通或者即时通讯工具的紧急呼叫功能是首选。而对于不那么紧急的事情，可以选择电子邮件或者项目管理软件中的沟通功能。
- 三级分支 - 沟通内容的复杂性
- 如果沟通内容比较复杂，需要详细解释和讨论，正式会议或者项目管理软件中的沟通模块（可以附加详细的文档）比较合适。如果是简单的信息传达，即时通讯工具或者简短的电子邮件即可。
四、总结
在信息系统项目管理师的备考中，深入理解沟通技术的特点以及构建适用场景决策树模型有助于在实际项目中做出正确的沟通技术选择。通过不断地学习和实践这些知识，能够提高项目的沟通效率，减少因沟通不畅而导致的项目风险，从而为项目的成功实施奠定坚实的基础。
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