审核员到某企业进行第三方审核,在审核企业领导层时,审核员重点对企业管理评审的运行情况与领导层进行了沟通。审核员问最高管理者是如何开展管理评审的,最高管理者说:“我们每年都按照内审程序文件开展内部审核,我们是用半年度和年度工作研讨总结的方式开展管理评审的。”针对上述情况,请回答以下问题。 (1)你认为管理评审的目的是什么? (2)你认为企业内审可以代替管理评审吗?为什么? (3)管理评审的输入和输出分别包含哪些内容? (4)该企业用半年和年度工作研讨总结的方式开展管理评审有效吗?为什么?
(1)管理评审是组织为了确保管理体系的适宜性、充分性、有效性,并与其战略方向保持一致所开展的管理体系评审活动。管理评审应由最高管理者按照规定的时间间隔主持实施。时间间隔可以和组织的整体计划及预算周期保持一致,以便使管理体系的优先事项和资源需求的决策与组织的整体业务相平衡。 (2)内部审核不可以代替管理评审: 管理评审是组织最高管理者的活动,目的是确保管理体系的持续的适宜性、充分性和有效性,并不偏离战略方向,从而识别改进的机会,并进一步采取应对风险和机遇的新措施。包括对方针和目标的变更,使组织的特定管理体系按照组织的战略方向运行。 内部审核是一个系统的、独立的并形成文件的过程,是对组织的特定管理体系的建立、实施、保持和改进的全面评价过程。组织可以通过内部审核,收集相关信息和客观证据,来评价管理体系运行的符合性和有效性,从而识别改进的机会,并进一步采取应对风险和机遇的措施包括对管理体系策划结果的变更,使组织的特定管理体系绩效达到更高的水平。 (3)管理评审的输入信息可包括: ①合规性评价结果。 ②内外部审核结果。 ③顾客及其他外部相关方的反馈信息。 ④过程业绩。 ⑤特定领域绩效业绩,包括目标实现的程度。 ⑥纠正、纠正措施、应对风险的措施执行情况。 ⑦以往管理评审的跟踪措施。 ⑧变更信息,包括内外部因素和相关方信息的变化、合规义务的变化、应对风险和机遇措施的变化。 ⑨资源的充分性。 ⑩对管理体系改进的建议。 管理评审的输出应当包括对下述事项的决定或措施: ①持续改进的机会。 ②资源的需求。 ③管理体系变更的需求,即需改进的领域和措施建议。 (4)该企业用半年度和年度工作研讨总结的方式开展管理评审是有效的,原因如下: 定期性:通过半年度和年度的定期评审,企业能够保持对管理体系运行情况的持续监控和评价。这种周期性的评审有助于及时发现问题、分析原因并采取相应的改进措施。 全面性:工作研讨总结通常涉及企业管理的各个方面,包括财务状况、运营效率、市场表现、风险管理等,这有助于最高管理者全面了解企业的经营状况和管理效果。 叁与性:管理评审通常需要各部门负责人的参与,这样可以确保来自不同层面的信息和意见得到充分的讨论和考虑,提高决策的质量和实施的有效性。 动态性:管理评审不仅是对过去工作的回顾,也是对未来工作的规划和调整。它可以帮助最高管理者根据内外部环境的变化做出相应的战路调整。 结合内审:最高管理者提到他们按照内审程序文件开展内部审核,这意味着管理评审与内部审核相结合,可以更加深入地了解体系的运行情况,识别潜在的不符合项和改进机会。 记录和跟踪:正规的工作研讨总结会留下书面记录,这些记录可以作为管理评审的证据,同时也是跟踪改进措施执行情况的基础。 符合法规和标准要求:许多管理体系标准(如is09001、is014001等)都要求组织进行定期的管理评审,以确保体系的持续适宜性、充分性和有效性。采用半年度和年度工作研讨总结的方式进行管理评审,可以帮助企业满足这些要求。 综上所述,只要该企业的半年度和年度工作研讨总结能够系统地评价管理体系的绩效和有效性,识别出改进的机会,并据此制定和实施改进措施,那么这种方式就是有效的管理评审方法。