试题一（20分）：

阅读下列说明，回答问题1至问题3,将解答填入答题纸的对应栏内。

第1题

某集团为提升企业服务水平和办公效率，通过招投标选定A公司为其开发企业协同办公管理信息系统。A公司组建了项目团队，任命小张担任项目经理，并将系统中的数据可视化模块外包给某一软件公司。

在制定项目管理计划过程中，小张让负责研发的小陈制定沟通管理计划，作为项目管理计划的子计划。小陈认为编制沟通管理计划是一件重复性的工作，于是参考过去的项目管理计划，简单进行了修改后放入了项目计划文件夹下作为公共信息供大家查阅，完成后的沟通管理计划表如下：

每次参加客户召集的项目沟通会，小张会根据项目组人员空闲时间临时安排参会人员。参会人员不固定，新的参会人员对之前会议需要确认的内容毫不知情，这种情况时有发生。引起客户强烈不满，沟通不好，效率也不高。

在项目进行中，客户对数据可视化模块要求增加了新功能。经变更确认后，小张电话通知外包公司增加。新功能项目验收时发现新功能并未实现。

根据提供的题目信息，我们首先需要补充完整的沟通管理过程，包括制定沟通计划、实施沟通活动、监控沟通进展和管理沟通记录。然后，针对每个过程分析存在的问题。在制定沟通计划过程中，小陈简单参考过去的项目管理计划进行修改，导致沟通计划缺乏针对性和适应性。在实施沟通活动过程中，小张临时安排参会人员，导致参会人员不固定，影响沟通效果。在监控沟通进展过程中，缺乏正式的变更管理流程，导致验收时发现新功能并未实现。最后，关于管理沟通记录的问题，从描述中未看到明确的沟通记录管理，可能导致信息丢失或误解。