与受审核方建立联系
审核组长应与受审核方就审核的实施进行初步联系的目的:
- 1)与受审核方代表建立沟通渠道;
- 2) 确认实施审核的权限;
- 3) 提供有关审核目标、范围、方法和审核组组成(包括技术专家)的信息;
- 4) 获得用于策划审核的相关文件和记录信息,包括组织已经识别的风险和机会,以及如何应对这些风险和机会的信息;
- 5) 确定与受审核方的活动、过程、产品和服务相关的适用法律法规要求、合同要求和其他要求;
- 6) 确认与受审核方关于保密信息的披露程度和处理的协议;
- 7) 对审核作出安排,包括日程安排;
- 8) 确定特定场所的访问、健康安全、安保、保密或其他要求;
- 9) 就观察员的到场和审核组向导或翻译的需求达成一-致意见;
- 10) 针对具体审核,确定受审核方的关注事项、问题或风险;
- 11) 与受审核方或审核委托方一起解决有关审核组组成的问题。
审核组长与受审核方建立初步联系。根据审核的性质,这种联系可以是正式的，也可以是非正式的。
例如,对于内部审核(第一方审核) ,组织内部人员彼此熟悉且沟通方便，因此沟通的方式可以简单而灵活;对于第二方和第三方审核,特别是第三方审核,沟通要相对规范，除了口头的沟通外,通常还采用书面的方式，如审核确认通知,告知受审核方有关的信息。
确定审核的可行性
审核的可行性是指审核委托方与受审核方双方都能够为审核进行必要的安排,使审核具备实施的条件。在实施审核之前,确定审核的可行性对于确保审核得以实施是必要的。根据审核方案确定的职责,应由审核方案管理人员或审核组长确定审核的可行性，以确信能够实现审核目标。确定审核可行性应充分考虑具备的因素及确定的方式。
(一)确定审核可行性需考虑的因素
在确定审核可行性时,应考虑是否能够获得具备的因素。1.策划审核所需的信息 策划审核所需的信息应充分和适当,以确保安排审核、进行文件评审、选择审核组以及编制审核计划等活动顺利进行。这些必要的信息包括:
(1) 受审核方及其管理体系的基本信息,如组织的性质、名称、地址、法律地位与资质、审核的范围、规模、组织结构、主要设备与设施、场所、产品、过程、环境因素、危险源、适用的相关法律法规要求等基本情况;
(2) 管理体系文件的制定与实施情况,如管理体系文件能否提交以便进行文件评审并用作审核准则、受审核方管理体系运行的时间等;
(3) 有关管理体系运行充分性的基本情况。如是否进行了内部审核与管理评审,是否能够为审核提供充分的运行证据以及审核期间能否进行正常的生产和(或)服务提供等信息。对于认证的第三方审核,需要确认受审核方已提供(例如随认证申请)，或将按预期的时间提供,或者认证机构已通过适当的方式了解了上述这些信息。
受审核方的充分合作
受审核方理解审核的程序与要求,愿意为审核实施作出充分安排,提供相应的支持和配合。对于认证的第三方审核,需要受审核方提供的支持与配合,通常通过认证合同或认证协议作出承诺,包括:
(1) 为文件评审提供必要的信息;
(2) 为现场审核的调查取证提供配合,包括生产和(或)服务提供的正常状态、陪同人员、信息的提供等;
(3) 现场审核期间,对审核组的食宿行、办公场所、必要的文印配合等方面的安排信息; (4)进入有安全要求的现场,如安全要求的明确及防护等。
足够的时间和资源
初步确定审核委托方能够为审核的实施安排充分的审核时间与审核资源,包括:
(1) 初步确定的审核日期能否为审核准备阶段的文件评审、审核计划的编制等审核准备工作给出足够的时间;
(2) 能否安排具备相应知识与技能的审核组及充分的现场审核时间等。
确定审核可行性的方式
审核方案的管理人员或审核组长，以及适当时其他相关方可对从受审核方获得的信息以及审核委托方的资源情况等进行评审,以确定审核是否可行。
对于第一、第二、第三方审核,确定审核可行性的繁简程度不同。对于内部审核，由于有关人员对组织各方面的情况比较了解，沟通方便,因此确定审核的可行性的活动通常比较简单。对于认证的第三方审核时,通常可通过对认证申请及相关信息、认证合同和(或)协议的评审结 果及相关信息等进行审核可行性确认。除此之外，审核可行性的确定还需考虑具备的因素。
审核不可行性的替代建议
当审核不可行时,双方应提出替代建议,并协商一致,如推迟审核、改变审核目的、调整审核范围等。当存在下列情况时,审核不可行:
(1) 管理体系运行不充分，包括运行时间不够或未进行内审和管理评审等;
(2) 在法律法规符合性方面,未获得相应资质,或出现严重违规情况;预定的审核日期无法正常开展生产,或服务提供，或管理者代表及其他重要人员不在场;在预定的审核日期前,没有足够的时间进行审核组的选择、文件评审、编制审核计划等工作。
审核准备活动的充分性是实现成功的现场审核活动的基础。在审核活动的准备阶段进行的活动包括:审核准备阶段的文件评审、编制审核计划、审核组工作的分配和准备审核工作文件。
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