工作文件的准备
审核组成员应收集和评审与其承担的审核工作有关的信息,并准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录审核证据。
工作文件内容
在现场审核实施前,审核组成员应当针对自己承担的审核任务，了解和熟悉有关信息并进行评审。信息包括:（1）本次审核的目的、范围和准则、审核计划;（2）受审核方的管理体系文件以及文件评审的结果;（3）事先获得的有关受审核方管理体系的其他信息,尤其是涉及组织机构、资源、产品、法律法规、过程和活动及职能分配等方面的信息。通过评审这些信息， 审核员从中了解自己要审核的过程、职能、场所、活动等的特点和关键,策划需审核的过程, 准备相应的工作文件,使审核工作能针对受审核方的实际情况和特点高效进行。
审核组成员在信息评审的基础上按照任务分工准备的工作文件,用于审核过程的提示参考并记录审核证据,常用的工作文件包括:
- (1) 检查表。
- (2) 审核抽样方案。
- (3) 记录信息的表格。通常包括:审核记录表格、不符合报告表格、会议记录表格、会议签到与记录表格、审核报告表格等。检查表与审核记录出可以采用同一份表式。
工作文件,还包括其使用后形成的记录,应至少保存到审核完成或审核计划规定的时限。审核组成员在任何时候均应妥善保管涉及保密或知识产权信息的工作文件。
审核组成员的任务主要是策划编制审核检查表。记录信息的表格各认证机构通常都已准备好， 由审核组长或审核员根据审核任务使用。
准备工作文件时要考虑的问题
工作文件主要用于进行现场审核过程中审核工作的提示、参考和记录审核进行的情况和审核证据。
审核组针对每份文件应考虑下列问题:
- ①使用这份工作文件时将产生哪些审核记录?
- ②哪些审核活动与此特定的工作文件相关联?
- ③谁将是此工作文件的使用者?
- ④准备此工作文件需要哪些信息?
对于结合审核,准备的工作文件应通过下列活动避免审核活动的重复:
- ①汇集不同准则的类似要求。
- ②协调相关检查表和问卷的内容。
工作文件应充分关注审核范围内管理体系的所有要素,提供的形式可以是任何媒介。
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