首次会议是现场审核的开始。审核组在进入现场调查取证前,应当与受审核方相关人员召开首次会议。首次会议是审核组与受审核方高层管理人员管理者及适当的受审核职能、过程的负责人见面和介绍审核过程的第一次会议。

首次会议由审核组长主持。目的是:确认对审核计划的安排达成--致;介绍审核组成员;确保所策划的审核活动能够实施

首次会议的参加人员通常包括:审核组成员、受审核方管理层主要人员、受审核方主要职能部门的负责人、受审核方陪同审核的人员等。第三方认证审核的首次会议应当是正式的,并保存出席人员的记录。

首次会议详略程度应与受审核方对审核过程的熟悉程度相一致。在许多情况下,例如小型组织的内部审核，首次会议可包括对即将实施的审核的简单沟通和对审核性质的简单解释。首次会议应当包括以下内容:

(1)介绍与会者,包括审核组成员、观察员和向导,概述与会者的职责;

(2)确认审核目的、范围和准则;

(3) 与受审核方确认审核计划以及相关的其他安排;如:末次会议的日期和时间,审核组和受审核方管理层之间的临时会议,以及任何新的变动;

(4) 审核中所用的方法,包括告知受审核方审核证据只是基于可获得信息的样本;

(5) 介绍由于审核组成员的到场对组织形成的风险的管理方法,如:审核组到场形成的安全风险等;

(6) 确认审核组和受审核方之间的正式沟通渠道;

(7)确认审核所使用的语言;

(8)确认在审核中将及时向受审核方通报审核进展情况;

(9)确认已具备审核组所需的资源和设施;

(10) 确认有关保密和信息安全事宜;

(11) 确认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序;

(12)报告审核发现的方法，包括任何分级的信息;

(13)有关审核可能被终止的条件的信息;

(14) 有关末次会议的信息;

(15) 有关受审核期间可能的审核发现的信息;

(16) 有关受审核方对审核发现、审核结论(包括抱怨和申诉)的反馈渠道的信息。首次会议向受审核方提供询问的机会。

首次会议应注意以下事项:

(1) 首次会议应在审核计划确定的时间内,由审核组长主持准时开始,一般在 30 分钟左右;

(2) 双方人员签到,并记录;

(3) 受审核方主要领导应参加首次会议。特殊情况下应指定代表参加。审核组不应强求某一个公司领导非参加不可;

(4) 审核计划如有需要可作适当调整;

(5) 应营造务实、融洽、坦诚透明的会议气氛。

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