审核中的沟通

在审核期间，可能有必要对审核组内部以及审核组与受审核方、审核委托方以及可能的外部机构(例如监管机构)之间的沟通做出正式安排。尤其是对法律要求强制性报告不符合的情况, 如受审核组织发生相应行业属于重大(较大)级别以上的，与环境污染等有关的事故/事件和   (或)引起新闻媒体及社会关注的事故/事件信息应及时向认证监管部门报告。现场审核期间, 审核组长应根据审核的范围和复杂程度，对沟通做出正式安排，以确保审核有序与顺利地进行。

在审核过程中,审核组应定期评估审核的进程并沟通信息。沟通方式可采用审核组内部会议或其他适宜的方式。审核组内部沟通的目的在于审核组成员之间交换信息，评定审核进展情况， 以及审核组长在需要时重新分配审核组成员的工作任务,并定期将审核进程及任何关注告知 受审核方，确保审核有序和顺利进行。

审核组内部沟通的内容包括:

(1) 审核组从不同渠道所获得信息的汇总、讨论以及相互补充印证，确定并实施应跟踪的审核信息;

(2) 审核进展情况和审核计划的执行及完成情况，以及是否需要调整审核计划，或根据需要重新分配审核组成员的工作;

(3) 讨论审核中出现的异常情况,包括可导致审核目的和范围发生变更的情况，或显示存在紧急和重大的风险(例如安全风险),商讨适当的措施,这些措施可以包括重新确认或修改审核计划，改变审核目的或审核范围,或者终止审核;

(4) 评审审核发现，包括不符合;

(5) 对超出审核范围之外的引起关注的问题，应予记录并向审核组长报告，以便可能时向审核委托方和受审核方通报。

审核组与受审核方以及审核委托方的沟通

在审核过程中,适当时,审核组长应当向受审核方和审核委托方通报审核的进展等相关情况。通常每天安排与受审核方进行简短的沟通会议,沟通的内容包括:

1. 审核进展的沟通

(1) 审核计划的实施情况;

(2) 审核发现的简述,以及可能的不符合(以给受审核方足够的时间进行必要的澄清或提供进一步的证据);

(3) 对以后审核活动的调整,包括审核计划与任务分工的变动; (4)需要受审核方提供进一- 步的配合与支持;

(5)此外,对于审核中出现的异常情况，审核组需要向审核委托方通报,例如:①提请审核委托 方对审核组难以判定的潜在不符合予以澄清;②审核时间不够的问题;③审核中遇到的障碍和困难。

2. 风险的报告

如果审核中收集的证据表明存在紧急的或重大的风险,审核组应及时向受审核方,适当时向审核委托方报告。这类风险涉及质量、安全、环境等方面,例如过程设备即将失去运行能力,安全装置失效,危险化学品混放等。一旦发生 ,通常会给受审核方造成损失,包括人员伤亡。当可获得的审核证据显示审核目的无法实现时,审核组长应向客户(如果可能还应向认证机构) 报告这一-情况,以确定适当的行动。该行动可以包括重新确认，或修改计划，审核目的或审核范围,或终止审核，审核组长应向认证机构报告所采取的行动的结果。

即使引起关注的问题超出了审核范围，也应当予以记录并向审核组长报告,并在可能时向审核委托方或受审核方通报。

3. 审核的调整

当已获得的审核证据表明不能达到审核目标时，应对审核进行调整,例如:

(1)组织的人数远远超过其事先声明的人数，导致审核时间量不够，无法获得充分的客观证据;

(2)管理体系达不到认证注册的要求或顾客对供方的要求;

(3) 出现严重违反法律法规要求的情况;

(4) 管理体系未覆盖--些关键的过程、场所或活动;

(5) 审核范围中的过程与活动部分或全部未开展,不能提供充分的客观证据。

审核组长应当向审核委托方和受审核方报告理由以确定采取适当的措施。这些措施可包括:

(1)重新确认或修改审核计划,例如，延长审核时间、修改审核日程、增加审核组成员等;  

(2)改变审核目标，例如,将认证注册的目的改为识别潜在的改进机会;

(3)改变审核范围,例如,增加受审核的场所、过程或活动,或缩小审核范围;

(4)终止审核。

随着现场审核活动的进行，如果出现需要改变审核范围的情况，审核组不宜对审核范围的改变自行做出决定。审核组长应与客户审查该需要,并报告认证机构。审核范围的变更可能会引起审核持续时间、审核组组成(例如具备专业能力的审核员)和规模等方面的变化。对第三方认证审核,审核范围的改变与认证范围的扩大或缩小通常是相关的。

有时审核组要与外部机构进行沟通,例如与国家认证监管机构、地方认证监管机构、行业监管部门或者相关政府部门沟通认证审核相关事宜,特别是法律要求强制性报告不符合的情况。

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