一、引言
在项目管理的强化提分阶段，设计变更管理中的变更审批是一个至关重要的环节。它涉及到项目的成本、进度、质量等多个方面，处理不好可能导致项目延误、成本超支等问题。本文将详细介绍变更审批过程中的资料准备、流程控制以及多方沟通技巧。
二、变更审批的资料准备
- 变更原因阐述
- 明确指出为什么要进行变更。这可能是由于外部环境的变化，如市场需求改变、法律法规更新等；也可能是内部技术难题或优化项目目标的考虑。例如，如果是因为新的环保法规出台，导致项目中某些材料的使用不符合规定而需要变更，那么详细的法规条文引用就是必要的资料。
- 学习方法：深入研究项目的背景和相关的外部、内部因素，建立对项目整体的宏观认识。同时，关注行业动态和政策法规的变化，及时收集相关信息。
- 变更影响评估报告
- 包括对成本的影响，如材料成本、人工成本的增减；对进度的影响，例如某个任务的延迟或提前完成对整个项目工期的影响；以及对质量的影响，像变更后是否能达到预期的产品质量标准等。
- 学习方法：掌握成本估算和进度跟踪的方法，学会使用项目管理工具（如甘特图、挣值分析等）来评估影响。对于质量方面，要熟悉项目的质量计划和验收标准。
- 替代方案说明
- 如果存在多种可能的变更方案，需要对每个方案的优缺点进行详细分析。比如，在建筑设计项目中，改变建筑结构有采用钢结构和混凝土结构两种方案，要分别从成本、施工难度、耐久性等方面对比。
- 学习方法：培养创新思维和多方案比较的能力。通过案例分析和实际项目练习，提高对不同方案的评估能力。
三、变更审批的流程控制
- 提出变更请求
- 由相关人员（如项目团队成员、客户代表等）提出正式的变更请求，明确变更的内容和要求。
- 学习方法：了解项目中各个角色的职责和权限，明确谁有权利提出变更请求，以及如何按照规定的格式填写变更请求单。
- 初步审查
- 由项目管理部门或相关专业人员对变更请求进行初步审查，判断其合理性和必要性。如果明显不符合项目目标或没有必要进行变更，可以直接驳回。
- 学习方法：熟悉项目的目标和范围，掌握基本的审查标准和原则。
- 详细评估阶段
- 组织多方面的专家或相关人员对变更进行深入评估，这可能涉及到技术专家、财务人员、市场人员等。他们根据各自的领域对变更进行全面分析。
- 学习方法：学会组织跨部门的团队协作，了解不同专业人员的工作重点和关注点。
- 最终审批决策
- 根据详细评估的结果，由具有决策权的人员（如项目经理、项目业主等）做出最终的审批决策。
- 学习方法：明确决策流程和决策者的权限，掌握如何根据评估报告做出合理的决策。
四、多方沟通技巧
- 与项目团队内部沟通
- 在变更审批过程中，要及时向项目团队成员通报变更的情况，确保大家了解变更的内容和对各自工作的影响。例如，通过团队会议或者项目管理软件进行信息共享。
- 学习方法：提高沟通的组织能力和信息传递的准确性。学会使用有效的沟通工具和方法。
- 与客户沟通
- 要保持与客户的密切沟通，因为客户可能是变更的发起者或者最终的使用者。及时反馈变更的进展情况，解答客户的疑问。
- 学习方法：掌握客户需求的挖掘技巧和客户关系管理的知识，以客户为中心进行沟通。
- 与其他相关方沟通
- 如供应商、合作伙伴等。如果变更涉及到他们的利益或者工作内容，要及时与他们沟通协调。
- 学习方法：了解各方的利益诉求，建立良好的合作关系，通过协商解决可能出现的问题。
五、结论
在项目管理的设计变更管理流程中的变更审批环节，资料准备是基础，流程控制是保障，多方沟通是关键。只有全面掌握这些方面的知识和技能，才能有效地进行变更审批管理，确保项目的顺利进行，在强化提分阶段取得更好的成绩。
喵呜刷题：让学习像火箭一样快速，快来微信扫码，体验免费刷题服务，开启你的学习加速器！
