在能源管理体系基础备考过程中，强化备考阶段（第 5 - 8 周）的管理评审输入资料准备工作至关重要。特别是各部门需提交的资料清单这一块，是我们在第 45 讲要重点关注的。
一、资料内容
1. 能源方针与目标方面
- 部门要明确阐述本部门如何支持公司的能源方针。例如，生产部门可能需要说明在日常生产操作中如何遵循节能降耗的原则，这与公司整体的能源方针相契合。
- 目标方面，各部门需提供已设定的能源目标完成进度情况。像销售部门可以给出在办公场所用电方面的目标达成数据，如与去年同期相比用电量的降低比例等。
2. 能源绩效相关资料
- 包括部门内的能源消耗统计数据。例如，设备管理部门要提供各种设备的运行时长、耗电量等详细数据，并且按照不同的设备类型或者使用区域进行分类统计。
- 还有能源效率提升措施的实施效果评估。比如技术部门对于新采用的节能技术的应用后，设备能源效率提升的具体数值等。
3. 内部审核与管理评审相关记录
- 部门要整理内部审核中发现的问题以及整改情况记录。例如行政部门在办公区域的能源管理审核中发现的空调温度设置不合理问题，整改后的效果反馈等。
- 对于之前管理评审提出的涉及本部门的建议，要有相应的跟进措施和结果汇报。
二、资料格式
1. 统一性
- 所有部门提交的资料最好采用统一的格式，如电子表格或者特定的文档模板。这样便于审核员进行查阅和对比分析。例如，可以采用Excel表格来呈现能源消耗数据，表头明确列出不同的统计项目，如日期、设备名称、耗能类型、耗能数值等。
2. 清晰性
- 资料内容要清晰明了，文字表述简洁准确。避免使用过于复杂的行业术语或者模糊不清的描述。比如在描述节能措施时，要用通俗易懂的语言说明措施的具体内容和实施过程。
三、按时提交的重要性
1. 对整体评审进程的影响
- 管理评审是一个系统的过程，各部门资料按时提交是保证评审按时进行的基础。如果某个部门延迟提交，可能会导致审核员无法及时获取完整信息，进而影响整个管理评审的时间安排，甚至可能导致评审结果的不准确。
2. 对部门自身的影响
- 从部门自身来看，按时提交资料体现了部门的工作效率和管理的规范性。如果经常延迟提交，在公司内部可能会影响部门的形象，并且也反映出部门在能源管理体系运行中的不重视态度。
总之，在强化备考阶段，我们要深刻理解各部门需提交资料清单中的资料内容、格式要求以及按时提交的重要性，这对于顺利通过能源管理体系基础考试有着积极的推动作用。
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