一、引言
在环境管理体系的审核工作中，审核记录起着至关重要的作用。其完整性与可追溯性直接影响到审核结果的准确性和有效性。而设计合理的审核记录表格是确保这些特性的关键手段。
二、审核记录完整性的重要性及内涵
- 重要性
- 完整的审核记录是对审核过程的全面反映。它能够证明审核员按照规定的程序和要求进行了审核工作。例如，在涉及到对企业污染排放审核时，如果没有完整的记录，就难以确定审核员是否对所有相关环节进行了检查，可能导致企业在不符合规定的情况下通过审核。
- 对于后续的管理改进也有着重要意义。企业可以根据完整的审核记录分析自身存在的问题，并且跟踪问题的解决进度。
- 内涵
- 涵盖审核的各个阶段。包括审核计划的制定过程、审核实施过程中的各个场所的检查情况、与相关人员的沟通情况等。比如，在审核一家化工企业的环境管理体系时，不仅要记录生产车间的污染控制设备运行情况，还要记录仓储部门的化学品储存管理情况。
三、审核记录可追溯性的意义与要求
- 意义
- 可追溯性有助于在出现问题时进行根源查找。如果在审核后发现企业在环境合规方面存在问题，通过可追溯的审核记录可以确定是在哪个环节、由谁负责的工作出现了漏洞。例如，当发现某企业的废水超标排放问题时，可以通过审核记录追溯到是污水处理设备的维护保养不到位，还是操作流程存在错误。
- 对提升审核工作的可信度有很大帮助。能够让受审核方和其他相关方相信审核工作的严谨性。
- 要求
- 记录需要有明确的标识和编号。这样在不同的审核文件和资料中能够快速定位到特定的审核记录。
- 时间顺序要清晰。从审核开始到结束的各个活动要按照时间先后顺序准确记录。
四、审核记录表格设计要素
- 时间要素
- 在表格中明确记录审核活动的具体时间点或时间段。例如，记录首次会议开始时间为[具体日期和时间]，这样有助于确定审核工作的节奏和效率，也能与企业的日常运营活动相对应。对于一些持续性的环境管理活动，如废气排放监测，记录其监测的时间段可以准确反映企业在不同时段的排放情况。
- 学习方法：在备考过程中，可以通过实际案例分析来加深对时间要素重要性的理解。找一些以往审核失败的案例，查看其中时间记录混乱或不准确所带来的问题。
- 地点要素
- 详细填写审核活动的地点。对于大型企业可能涉及多个生产车间、办公区域等不同的地点。比如，在审核一家制造企业时，要分别记录在铸造车间、装配车间等不同地点的审核情况。这有助于明确问题发生的地理位置范围。
- 学习方法：绘制企业的布局图，将审核地点标注在图上，然后对应到审核记录表格中，这样可以更直观地理解地点要素的记录方式。
- 证据描述要素
- 这是审核记录的核心部分。要准确描述所获取的证据。证据可以是文件资料，如企业的环境管理制度文件；也可以是现场观察到的现象，如污水处理设备的运行状态、废渣的堆放是否符合规定等。例如，描述为“观察到污水处理池中的水位正常，药剂添加装置有近期使用痕迹，且周围无泄漏现象”。
- 学习方法：进行模拟审核练习，在练习过程中不断锻炼对证据的观察和准确描述能力。同时，参考优秀的审核记录范例，学习如何简洁而全面地描述证据。
五、结论
审核记录的完整性与可追溯性是环境管理体系审核工作的关键要求，通过合理设计包含时间、地点、证据描述等要素的审核记录表格，可以有效地满足这些要求。在备考过程中，深入理解这些要素的内涵、意义以及掌握相关的学习方法，对于成为合格的CCAA审核员至关重要。
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