管理评审会议在环境管理体系中有着重要的意义，它有助于组织评估环境管理体系的适宜性、充分性和有效性。以下将详细介绍管理评审会议组织的各个要点。
一、会议筹备
1. 制定评审会议流程表
- 这是会议筹备的关键部分。首先要明确各环节的时间分配，例如开场致辞可能需要5 - 10分钟，主要是审核组长介绍会议的目的、范围和议程安排等基本情况。
- 对于环境管理体系的各个要素的评审环节，要根据其复杂程度合理分配时间。如对环境方针的评审可能需要15 - 20分钟，要分析方针是否符合组织的宗旨、目标以及相关法律法规要求。
- 明确参与人员也是流程表的重要内容。一般来说，高层管理者必须参加，因为他们要对管理体系的整体决策负责。此外，与环境管理相关的部门负责人，如生产部门、环保部门等也应参与其中。
- 学习方法：在制定流程表时，可以参考以往类似会议的流程，同时结合本次评审的重点和组织的实际情况进行调整。可以先列出所有需要进行的环节，然后根据经验或者咨询有经验的审核员来确定每个环节的大致时间范围。
2. 资料收集与整理
- 收集与环境管理体系相关的各种文件和数据，如环境管理手册、程序文件、环境监测报告、内部审核报告等。这些资料是评审的依据。
- 对收集到的资料进行分类整理，比如按照环境管理体系的要素分类，将有关污染预防措施的数据归为一类，将资源能源管理的数据归为另一类。
- 学习方法：建立资料清单，按照清单逐一收集资料。对于数据的整理，可以使用电子表格工具，方便统计和分析。
二、会议召开
1. 会议主持
- 会议主持人要具备良好的组织和沟通能力。在会议开始时，要清晰地阐述会议的目的和议程，确保所有参会人员理解。
- 在会议过程中，主持人要引导参会人员按照议程进行讨论，避免偏离主题。例如，当讨论到环境目标的达成情况时，如果有人员开始谈论无关的市场销售情况，主持人要及时引导回到主题上来。
- 学习方法：主持人可以在会前进行预演，熟悉议程和可能出现的问题及应对方法。
2. 有效沟通
- 参会人员之间要进行有效的沟通。各部门要清晰地汇报本部门与环境管理相关的工作情况，包括取得的成果和存在的问题。
- 在讨论环节，要尊重不同意见，通过理性的分析和讨论来解决问题。例如，在讨论是否要增加某一环保设备的投入时，不同部门可能有不同的看法，生产部门可能担心成本增加，环保部门则强调环境效益，此时就需要通过深入的沟通来达成共识。
- 学习方法：参会人员在会前要做好充分准备，明确自己要表达的内容，并且要学会倾听他人的意见。
三、后续跟进
1. 会议决议的形成与记录
- 根据会议的讨论结果，形成明确的会议决议。决议要包括具体的行动措施、责任部门和完成时间等内容。
- 对会议决议进行详细记录，形成会议纪要，确保所有参会人员签字确认。
- 学习方法：可以使用专门的会议纪要模板，在会议结束时及时整理并发送给参会人员审核。
2. 跟踪与验证
- 对会议决议的执行情况进行跟踪，定期检查责任部门是否按照要求开展工作。
- 在规定的时间进行验证，确保行动措施达到了预期的效果。例如，如果决议是改进某一生产环节的环境污染控制措施，就要在完成时间后检查该环节的环境指标是否得到改善。
- 学习方法：建立跟踪检查表，记录每次检查的结果，对于未按时完成的情况要分析原因并采取相应的措施。
总之，管理评审会议的组织需要精心筹备、有效召开并及时跟进，这样才能确保环境管理体系不断改进和完善。
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