在管理体系认证审核过程中，审核前与受审核方的预备会议十分关键。今天我们就来详细说说这个预备会议中的两个重要方面：明确会议目的以及沟通记录要求。
一、明确会议目的
1. 确认审核安排
- 这包括审核的时间范围。比如是全面审核还是部分流程的审核，如果是按时间段审核，要明确起始日期和结束日期。像有的企业可能只希望对其新开展的业务板块在特定季度内进行审核，那这个时间范围就得精准确定。
- 审核的日程安排也很重要。审核员会在会议上告知受审核方每天的审核工作大概从何时开始到何时结束，中间是否有休息时间等。例如，可能上午9点开始审核，中午12点到13点为午餐和休息时间，下午13点继续审核。
- 审核组成员的分工也会在此时说明。比如谁负责审核质量管理体系部分，谁负责环境管理体系相关内容等。这有助于受审核方提前知晓与哪位审核员对接特定业务板块的问题。
2. 澄清疑问
- 受审核方可能对审核标准存在疑惑。例如，对于ISO 9001标准中的某些条款理解不透彻，像“以顾客为关注焦点”这一条款在实际操作中的具体衡量标准是什么。审核员可以在会议上详细解释，可能涉及到如何收集顾客反馈数据、如何根据顾客需求调整产品或服务等具体内容。
- 关于审核流程方面的疑问也需要解答。比如审核过程中的抽样方法是怎样的，是随机抽样还是有特定的规则。如果是随机抽样，抽样的比例大概是多少等问题。
3. 强调保密
- 审核过程中会涉及到受审核方的许多内部信息，如商业机密、未公开的技术研发成果等。审核员必须强调这些信息在审核期间以及审核结束后的保密性。例如，受审核方正在研发的新产品的设计图纸、成本核算数据等都属于保密范畴。
二、沟通记录要求
1. 记录内容完整性
- 要记录会议的基本信息，包括会议的时间、地点、参会人员等。例如，会议于[具体日期]在受审核方的会议室举行，参会人员有审核组组长[姓名]以及各审核员，还有受审核方的管理层代表[姓名]等。
- 会议中讨论的重点内容必须详细记录。像审核安排的最终确定结果，对于审核标准疑问的解答内容等都应如实记录下来。
2. 记录格式规范性
- 可以采用纸质文档记录，要求字迹清晰、条理分明。如果是电子文档记录，要使用统一的字体、字号，并且合理分段。例如，不同的议题可以分段记录，每个议题下再细分具体的内容点。
- 记录完成后，需要相关人员签字确认。审核组和受审核方都应有代表签字，以确保记录内容的真实性和有效性。
总之，在审核前的预备会议中，明确会议目的和做好沟通记录要求这两个方面是相辅相成的。准确把握会议目的有助于会议的顺利进行，而规范的沟通记录则是审核工作严谨性的体现，同时也是后续可能出现争议时的重要依据。
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