一、引言
在环境管理体系审核中，记录管理是非常重要的一个环节。准确的记录保存期限设定以及严格的保密要求执行，再加上完善的电子与纸质记录管理台账建立，有助于确保审核工作的有效性、合规性以及信息安全等多方面的目标达成。
二、记录保存期限
（一）知识点内容
1. 不同类型的环境管理体系审核记录有不同的保存期限要求。例如，与重大环境因素相关的审核记录可能需要较长时间保存，一般不少于5年。这是因为重大环境因素对企业环境影响深远，较长时间的记录有助于追溯企业在应对这些因素方面的长期表现和改进情况。
2. 对于常规的环境管理活动审核记录，如日常污染排放监测数据的审核记录，通常保存3年即可。这是基于常规数据的管理需求和相关法律法规的一般性规定。
（二）学习方法
1. 熟悉相关标准条款。仔细研读环境管理体系标准（如ISO14001）中关于记录保存期限的具体条文，明确不同类型记录的界定标准。
2. 结合实际案例。查看同行业企业的实际做法和因记录保存不当而受到处罚或产生风险的案例，加深对保存期限重要性的理解。
三、保密要求
（一）知识点内容
1. 审核记录可能包含企业的敏感信息，如特定的生产工艺中的环保处理环节细节、未公开的环境治理技术等。这些信息一旦泄露，可能会给企业带来竞争风险。
2. 审核员有责任保护这些信息的保密性，在未经企业书面同意的情况下，不得向无关第三方透露审核记录中的任何保密内容。
（二）学习方法
1. 强化职业道德意识。牢记审核员的职业道德规范，将保密作为重要的职业操守来遵守。
2. 进行保密制度学习。了解企业和相关管理机构制定的保密制度流程，明确在各种情况下如何确保记录的保密。
四、电子与纸质记录管理台账建立
（一）知识点内容
1. 分类保存示例
- 纸质台账方面，可以按照审核的部门进行分类，如生产部门审核记录归为一类，后勤部门审核记录归为另一类。也可以按照审核的时间周期分类，如年度审核记录、季度审核记录等。
- 电子台账分类更加灵活。可以根据数据的类型建立不同的文件夹，如环境指标数据文件夹、环境管理措施文件文件夹等。同时，可以利用电子表格对记录进行详细的索引，方便查询。
（二）学习方法
1. 实践操作。亲自建立简单的电子和纸质台账，按照所学的分类方法进行整理，提高实际操作能力。
2. 参考优秀案例。查看其他审核机构或者企业在记录管理台账建立方面的优秀范例，学习其先进的管理思路和方法。
五、总结
环境管理体系审核记录管理中的记录保存期限、保密要求以及电子与纸质记录管理台账建立是相辅相成的。准确把握保存期限能够满足合规和管理需求，严格执行保密要求保障企业利益，而合理的台账建立有助于提高记录管理的效率和准确性。审核员需要全面掌握这些知识点，通过有效的学习方法不断提升自己在这一领域的能力，从而更好地开展环境管理体系审核工作。
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