在能源管理体系基础备考过程中，内部审核首次会议的流程是重要的考点之一，尤其是在强化备考阶段（第5 - 8周）。这一知识点涵盖了会议目的、参与人员以及沟通要点等方面。
一、会议目的
1. 明确审核范围
- 内部审核首次会议的一个重要目的是清晰地界定本次审核的范围。这包括确定哪些部门、哪些能源管理相关的活动或者流程包含在审核之内。例如，在一个制造企业中，审核范围可能涉及到生产车间的能源消耗设备，如大型机床、熔炉等的能源管理情况，也可能包括企业办公区域的照明、空调等能源使用情况。
- 学习方法：要深入理解能源管理体系的标准要求，如ISO 50001中对审核范围的定义。可以通过分析实际案例来加深认识，比如查看同行业企业的审核报告，找出其审核范围的界定方式和涵盖内容。
2. 介绍审核计划
- 向参会人员通报本次审核的计划安排，包括审核的日程、各个阶段的时间节点以及审核组成员的分工等。比如，审核计划中会明确第一天进行文件审查，第二天到第四天进行现场审核，每个审核员负责不同的部门或者流程区域。
- 学习方法：熟悉审核计划的模板和编制要求。自己动手编制一份简单的审核计划，按照标准流程设定各个环节的时间和任务分配，然后与标准范例进行对比，找出不足之处并改进。
- 强调审核目的和意义
- 让所有参与人员明白内部审核对于能源管理体系持续改进的重要性。它有助于发现能源管理过程中的不符合项，从而采取措施提高能源利用效率，降低能源成本，同时也符合相关法律法规和企业自身的可持续发展目标。
- 学习方法：收集企业因未有效进行能源管理而导致的成本增加或者不符合法规要求的案例，分析这些案例中内部审核缺失所带来的后果，从而深刻理解审核的目的和意义。
二、参与人员
1. 审核组成员
- 审核组是内部审核的核心力量。成员包括审核组长和审核员。审核组长负责整个审核过程的策划、组织和协调工作，审核员则负责具体的审核工作。他们需要具备相关的能源管理知识和审核技能。
- 学习方法：了解审核组成员应具备的资质和能力要求。可以通过参加审核员培训课程的相关资料来学习，掌握审核员应掌握的知识体系，如能源管理体系标准条款的理解与应用、审核技巧等。
2. 受审核部门代表
- 受审核部门的代表需要参加会议，以便了解审核的相关情况并配合审核工作。他们对本部门的能源管理情况最为了解，能够在审核过程中提供必要的信息和解释。
- 学习方法：研究受审核部门在内部审核中的角色和义务。可以模拟审核场景，假设自己是受审核部门代表，思考在这种情况下应该如何应对审核员的问题并提供所需资料。
- 其他相关人员（如高层管理者等）
- 高层管理者的参与体现了企业对内部审核的重视程度。他们可以从战略层面关注审核结果，并为能源管理体系的改进提供必要的资源支持。
- 学习方法：分析高层管理者参与内部审核对企业整体能源管理文化的影响。可以通过查阅企业成功推行能源管理体系的案例，观察其中高层管理者的参与方式和作用。
三、沟通要点
1. 语言清晰简洁
- 在会议中，无论是审核组长介绍审核计划还是审核员提问，都要使用清晰、简洁的语言。避免使用过于专业或者模糊的术语，确保所有参会人员都能理解。
- 学习方法：练习用通俗易懂的语言解释能源管理相关的复杂概念。例如，将能源效率指标用简单的比例或者数字对比的方式进行讲解。
2. 积极倾听反馈
- 审核组成员要积极倾听受审核部门代表的解释和反馈，确保信息的准确传递。同时，受审核部门代表也要认真倾听审核员的要求，避免误解。
- 学习方法：进行角色扮演练习，在模拟会议中锻炼倾听和反馈的能力。互相评价在模拟过程中的表现，提出改进意见。
3. 保持客观公正
- 审核组成员在沟通中要保持客观公正的态度，不偏袒任何一方。所有的审核发现都要基于事实和标准要求。
- 学习方法：学习如何依据证据进行审核判断。收集一些存在争议的审核案例，分析其中审核员的判断依据是否客观公正，并总结经验。
总之，在备考内部审核首次会议流程时，要全面掌握会议目的、参与人员以及沟通要点等方面的知识。通过多种学习方法加深对这些知识点的理解和记忆，为顺利通过能源管理体系基础考试做好准备。
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