【喵呜刷题小喵解析】:在题目中,我们需要确定在什么情况下组织应保留成文信息,作为其沟通的证据。选项A“适用”表示适合、合适,但并未明确说明为何需要保留成文信息;选项C“需要”虽然表示需求,但同样没有明确指出为何需要保留成文信息作为沟通的证据;选项D“适合”与“适用”相似,也没有明确说明保留成文信息的必要性。而选项B“适当”表示合适、恰当,暗示了在某种情况下保留成文信息是合适的,可以作为沟通的证据。因此,选择B“适当”最为贴切,表明在适当的情况下,组织应保留成文信息,作为其沟通的证据。