简答题

XX矿业机构有限责任公司的认证范围是矿山主机及构件的研究，产品设计、生产、销售，企业通过XX管理体系的建立和完善形成了齐套的管理制度、程序和相关管理规程以及具有成套技术文件，作业指导文件等文件化信息，企业经一年的管理体系运行产生了诸多的保留的文件化信息，例如管理体系运行记录，体系策划和监控记录，绩效评价记录（含内部审核、管理评审记录）等，认证机构对该企业的XX管理体系进行认证审核，请回答： 1、审核组进行审核准备阶段的文件审核的目的是什么，审核内容包括什么文件，此阶段的文件审核要考虑什么要求？ 2、在现场实施审核阶段文件审核的目的是什么？审核的时机是什么？如果文件不适用、不充分应该如何处置？ 3、你作为审核员应该如何进行文件审核？

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答案：

1、审核准备阶段的文件评审，应评审受审核方的相关管理体系文件，以：收集信息，例如过程、职能方面的信息，以准备审核活动和适用的工作文件；了解体系文件范围和程度的概况以发现可能存在的差距。审核内容包括：适用时，文件可包括管理体系文件和记录，以及以往的审核报告。文件评审应考虑受审核方管理体系和组织的规模、性质和复杂程度以及审核目标和范围。 2、审核实施阶段的文件评审，应评审受审核方的相关文件，以：确定文件所述的体系与审核准则的符合性；收集信息以支持审核活动。审核时机：只要不影响审核实施的有效性，文件评审可以与其他审核活动相结合，并贯穿在审核的全过程。如果在审核计划所规定的时间框架内提供的文件不适宜、不充分，审核组长应告知审核方案管理人员和受审核方。应根据审核目标和范围决定审核是否继续进行或暂停，直到有关文件的问题得到解决。 3、文件化信息评审贯穿于整个审核过程，只要不影响审核实施的有效性，文件化信息评审可以与其他审核活动相结合。在审核实施时，我作为审核员应评审受审核方的相关文件化信息，对文件、记录的调阅、审查。以确定文件化信息所述的体系与审核准则的符合性，管理体系文件控制的有效性。我作为审核员文件审核时应该考虑：①文件化信息中所提供的信息是否完整。审核管理体系覆盖范围内相关的所有形成文件的信息。例如：描述组织管理体系覆盖范围和过程顺序及实施控制的文件化信息、方针、目标、许可资质证明、产品检验报告等文件；②表明管理体系运行相关证据的所有形成文件化的信息。例如：产品和服务实现过程有关的运行活动及控制结果，重要环境因素、危险源等有关的运行活动及控制结果，产品和服务及过程监视和测量/检查记录、检验/检测和（或）监测报告，审核报告、顾客投诉/抱怨及处理记录等；③评价，包括：对保持的管理体系文件化信息的符合性、充分性、适宜性及其管理，保留的管理体系文件化信息的客观性、完整性、可追溯性及其管理等的评价。如果受审核方存在多场所，在文件评审时，我还应关注各场所的职能分配与其分权程度的适宜性，且各场所的文件应排在总部要求的框架内。初次认证的一阶段审核活动要求对受审核方管理体系文件进行评审。第一阶段审核的文件评审可以在现场审核前，也可以结合现场审核活动进行。我作为审核员应评审受审核方的管理体系文件，必要时，包括评审其他与管理体系运行有关的重要文件或需提前获取的任何信息（如工艺流程图、污染源调查报告等），以确定文件所描述的管理体系与审核准则的符合性，并获取受审核方在下列各方面进行有效策划的信息：a）建立了所需的文件体系；b）阐明了管理体系的实施范围，包括适用性及任何的不适用及其合理性；c）建立了适当的质量、环境、职业健康安全或食品安全方针；d）制订了相应的质量目标、环境、职业健康安全目标、指标和管理方案、HACCP计划及操作性前提方案；d）识别和确定了应控制的过程、重要环境因素、危险源及相关风险和食品安全危害，并制定了相应的控制措施；e）识别了应遵守的法律法规和其他要求；f）对管理体系的运行绩效建立了必要的监控机制；g）规定了管理体系各个职能与层次的相应职责、有关的责任机制和信息交流机制，并确定了必要的资源能力；h）规定了对管理体系进行内审和管理评审并持续改进的要求。

解析：

【喵呜刷题小喵解析】在回答本题时，我们需要结合题目给出的情境和相关知识进行回答。首先，针对审核准备阶段的文件审核，其主要目的是为审核组收集必要的信息，以便为接下来的审核活动做好准备。在审核准备阶段，审核组会评估受审核方的管理体系文件，了解体系文件的范围和程度，以发现可能存在的差距。同时，审核组会考虑受审核方的实际情况，如管理体系和组织的规模、性质和复杂程度，以及审核目标和范围，以确保审核的针对性和有效性。在现场实施审核阶段，文件审核的目的是为了确定文件所述的体系与审核准则的符合性，并收集信息以支持审核活动。审核时机可以在审核的全过程，只要不影响审核实施的有效性。如果文件不适用、不充分，审核组长会及时告知审核方案管理人员和受审核方，并根据审核目标和范围决定审核是否继续进行或暂停，直到有关文件的问题得到解决。作为审核员，在进行文件审核时，需要确保文件化信息评审贯穿于整个审核过程，并与其他审核活动相结合。在审核实施时，审核员应评审受审核方的相关文件化信息，对文件、记录的调阅、审查，以确定文件化信息所述的体系与审核准则的符合性，管理体系文件控制的有效性。同时，审核员还需要考虑文件化信息是否完整，是否提供了管理体系运行相关的证据，并评价管理体系文件的符合性、充分性、适宜性及其管理，以及文件的客观性、完整性、可追溯性及其管理。如果受审核方存在多场所，审核员还需要关注各场所的职能分配与其分权程度的适宜性，且各场所的文件应排在总部要求的框架内。在初次认证的一阶段审核活动中，审核员还需要对受审核方的管理体系文件进行评审，以确保管理体系的有效性和符合性。

创作类型：

原创

本文链接：XX矿业机构有限责任公司的认证范围是矿山主机及构件的研究，产品设计、生产、销售，企业通过XX管理体系

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